La contabilidad de una PYME es un factor indispensable, por lo que contar con los conocimientos adecuados permitirá saber cómo llevarla correctamente.
La contabilidad de una empresa es aquella herramienta o conjunto de técnicas que permite llevar un control de los gastos e ingresos de una empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, para de esta manera conocer la situación financiera de la misma y además, poder mostrarle dichos datos a Hacienda.
Llevar la contabilidad es indispensable tanto para conocer la visión real del negocio, así como también evitar cualquier tipo de sanción proveniente de Hacienda. Incluso gracias a ésta, es posible tomar las decisiones adecuadas para establecer estrategias que permitan un desarrollo óptimo de la empresa.
¿Cómo hacer la contabilidad de una empresa o negocio?
Para empezar a hacer la contabilidad de las pymes es indispensable contar con una serie de libros, los cuales permitirán reflejar cada uno de los documentos financieros de las mismas. Entre ellos están los libros de registro, el libro diario, gestión documental, impuestos, y balance anual.
- Los libros de registros están conformados por el de ingresos, gastos, bienes de inversión y por último, el de provisiones de fondo y suplidos.
- El libro diario que es donde se añaden todas las transacciones diarias de la empresa.
- La gestión documental que incluye todos aquellos documentos de importancia como facturas o tickets (es preferible digitalizarlos y usar un programa como miskuentas para llevar la contabilidad electrónica)
- El libro que contiene todo lo relacionado a los impuestos.
- Finalmente, el balance anual con todos los recursos, activos y deudas de la empresa.
Una vez se tienen en cuenta los libros, es más sencillo organizar todos los datos financieros que posee una empresa. Se debe considerar la realización de estas labores al momento de llevar la contabilidad:
- Recopilar la información que permitirá tener todos los datos que serán añadidos a los libros anteriormente descritos.
- Realizar los asientos contables, donde es necesario destacar que en dicha operación se debe anotar dos cuenta. La primera es la de activo, ya que hemos comprado productos; mientras que la de pasivo se refiere al pago realizado a la empresa por dicha mercancía.
- Conciliar los bancos, que es la forma de cuadrar que el saldo total concuerde con todas las operaciones realizadas en ellos.
- Revisar todas las cuentas y saldos para evitar cualquier error o duplicado.
Recomendaciones a considerar para llevar la contabilidad de forma organizada
El éxito o fracaso de llevar la contabilidad de una pyme, reside en el orden que posee la misma en dicho ámbito. Por lo tanto, estas recomendaciones te permitirán tener un mejor orden.
Programa de facturación
Los programas de facturación permiten gestionar todos los gastos e ingresos de una forma mucho más fácil y sencilla, además en esta época tecnológica la mayoría de empresas hacen uso de la contabilidad electrónica debido a la facilidad y ahorro de tiempo que ésto supone.
Por lo tanto, lo más recomendable es que adquieras un programa de facturación que te ofrezca todas las herramientas necesarias. Existe una gran cantidad de alternativas en la red, por lo que podrás buscar cuál es la mejor para ti.
El registro de ingresos y gastos
La empresa recibirá un pago por los clientes que efectuarán el mismo a través de distintos medios (pagos en efectivo, cheques o electrónicos) dependiendo de la empresa o negocio. Estas operaciones necesitan ser registradas a través de copias de las facturas, lo que permitirá tener una idea de cuánto dinero entra al negocio. Además, es recomendable que el registro de ingresos esté ordenado según la fecha.
En cuanto a los gastos, el registro debe ser igual de importante que el de los ingresos. Éstos además de poder organizarse por fechas, también deberían estar clasificados según el área donde se hayan realizado, como por ejemplo los gastos por publicidad, honorarios, seguros, impuestos, entre otros.
A pesar de que puede ser un trabajo laborioso y extenso, es la manera más efectiva de llevar un control de la contabilidad de la empresa. Además, recuerda que para ello existen personas que han estudiado para desempeñar las funciones necesarias.
Registro de los impuestos
Todas las actividades comerciales están sujetas a pagar impuestos, los cuales deben presentarse de diferentes maneras según el país donde te encuentras. En el caso de España, la declaración fiscal se debe presentar dentro de un período de tiempo específico.
Es sumamente importante utilizar el libro mencionado con anterioridad para así llevar un control de todos los impuestos que deberás declarar, así como también contar con la información necesaria acerca de los modelos que debes utilizar en su presentación.
Intenta ahorrar el tiempo
El tiempo es un factor fundamental que no puede ser recuperado, por lo que perderlo sería también perder la posibilidad de ser más productivo y generar mayores ingresos. Por ello, deberás ser consciente de este aspecto y buscar la manera de llevar un control efectivo sin perder tanto tiempo.
Para ello, lo más recomendable es conseguir los programas de facturación o contabilidad que te permitan hacerlo todo rápido y fácil, así también prescindir de tantas hojas que le hacen daño al ambiente y sólo imprimir lo necesario.
Sin embargo, también existen programas como Excel que permiten llevar la contabilidad desde el ordenador fácilmente, sólo que para ello es necesario adquirir conocimientos previos que permitan su utilización eficazmente. Así que si conoces cómo funciona Excel, plantearse su uso no es mala idea; mientras que si no, en el mercado encontrarás muchas otras alternativas gratis y de pago con una interfaz más intuitiva y herramientas increíbles.
En definitiva, la contabilidad de la empresa es indispensable no sólo para cumplir con el marco legal sino también para controlar todos los datos financieros de la empresa; algo que permitirá mantenerse al tanto acerca de la situación financiera de la misma y así poder tomar decisiones acertadas que contribuyan con su crecimiento.
